Charte de Gouvernance du Fonds de Soutien
Marguerite-Marie Delacroix
Adoptée par le Conseil d’Administration le 26 mai 2014
Mise à jour approuvée par le Conseil d’administration 1er décembre 2015
Seconde mise à jour approuvée par le Conseil d’administration le 28 janvier 2020
Troisième mise à jour approuvée par le Conseil d’administration le 26 mars 2021
Charte de Gouvernance du Fonds de Soutien
Marguerite-Marie Delacroix
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La présente charte a pour objet de décrire les objectifs du Fonds de Soutien Marguerite-Marie Delacroix ("FSMMD"), fondation d’utilité publique, ainsi que les règles de fonctionnement visant à réaliser au mieux les objectifs statutaires dans le respect des principes de transparence et de conformité aux normes modernes de gouvernance.
Une copie des statuts est en annexe1.
1. Objet social
L’objet social du FSMMD est défini comme suit dans ses statuts:
"La fondation a pour but d’aider matériellement, par voie de prêts, d’apports ou par tout autre moyen que ce soit, des institutions, associations, fondations, sociétés ou organismes publics qui ont pour but, entre autres, de prodiguer à des enfants et à des adultes, présentant une déficience intellectuelle ou physique, des soins que leur état physique ou mental rend nécessaires.
La fondation peut, en outre, promouvoir et financer des programmes de recherche ou d’action destinés à combattre l’origine, génétique, accidentelle ou sociale, des déficiences en cause et en particulier octroyer à des chercheurs des bourses d’études."
2. Règles d’octroi des aides, bourses et projets
Les activités du FSMMD se divisent en trois catégories.
2.1. Aides à d’autres œuvres
L’objectif du FSMMD est le soutien à des œuvres ayant un but similaire au sien, à savoir "prodiguer à des enfants et à des adultes, présentant une déficience intellectuelle ou physique, des soins que leur état physique ou mental rend nécessaires".
En principe, le handicap social (par exemple les personnes sous drogue ou alcool, les MENA) ne rentre pas dans l’objet social du FSMMD, sauf exceptions décidées au cas par cas par le conseil d’administration à la majorité simple.
Au fil du temps, le Conseil a élaboré et suivi les règles suivantes :
(i) aides au démarrage à des œuvres en évitant les frais de fonctionnement (ex.: salaires, entretien, etc.);
(ii) soutien à des œuvres étant ou en voie d’être subventionnées par des pouvoirs publics;
(iii) dons, prêts sans intérêt (en principe avec période de grâce de 3 ans et remboursement échelonné sur 5 ans), achat d’immeubles avec loyer réduit ou aides en nature (par exemple appui pour l’obtention de subventions, mise en conformité comptable);
(iv) partout en Belgique;
(v) par exception à l’étranger, à condition de se concentrer sur un pays en principe, en l’occurrence le Congo ou sinon, sur quelques projets précis dans d’autres pays, et, dans tous les cas, pour des projets offrant un encadrement et un suivi sur place évaluables par le Conseil d’administration.
2.2. Les bourses de recherche
1. Les statuts du FSMMD prévoient que celui-ci a pour but également de "promouvoir et financer des programmes de recherche ou d’action destinés à combattre l’origine, génétique, accidentelle ou sociale, des déficiences en cause et en particulier d’octroyer à des chercheurs des bourses d’études".
2 Les objectifs prioritaires des bourses de recherche du FSMMD sont principalement de susciter, orienter et soutenir des demandes centrées sur la personne présentant un handicap mental, des troubles du développement neurocognitif et/ou un trouble du spectre de l’autisme se révélant durant l’enfance.
Le Fonds de Soutien privilégie la prévention de la déficience et de ses complications et, ainsi, la recherche de nouvelles stratégies en matière d’étiologie, de diagnostic et de prise en charge thérapeutique.
3. Les demandes de bourses de recherche sont examinées par un Conseil Scientifique composé de professeurs d’université de différentes disciplines sous la présidence du Conseiller scientifique.
Le Conseil souhaite promouvoir une couverture nationale des programmes de recherche et une répartition équilibrée des bourses de recherche.
Il cherche également à encourager toute initiative visant à l’échange de connaissances et d’informations entre les communautés du pays.
4 Le FSMMD organise une réunion bisannuelle de présentation des travaux des boursiers.
2.3 Les programmes d’actions
Ces programmes correspondent en général à des projets à long terme qui visent à améliorer la situation d’une problématique particulière, par exemple l’autisme.
Ils sont décidés par le conseil d’Administration sur proposition et avec l’aide du Conseiller Scientifique.
L’organisation de colloques scientifiques ou de gestion de prix remis à des chercheurs rentre dans cette catégorie d’actions.
3. Fonctionnement interne
3.1. Le Conseil d'Administration
3.1.1 Le FSMMD est géré par un Conseil d’Administration qui se réunit tous les mois.
Il est composé d’administrateurs bénévoles, nommés par le conseil d’administration en fonction de la valeur ajoutée qu’ils peuvent apporter au conseil d’administration du Fonds de Soutien, en temps, compétences ou expérience et pouvant justifier d’une activité au service du FSMMD pendant une durée minimale de 3 ans.
Les règles de composition du conseil d’administration qui sont reprises dans les statuts, se résument comme suit :
1. Nombre maximum d’administrateurs: 8 ;
2. Au minimum 3 administrateurs de chaque genre pour 8 administrateurs ;
3. Au minimum 3 branches de la famille représentées ;
4. Limite d’âge de 75 ans ;
5. Mandat de 5 ans renouvelable deux fois.
3.1.2 Le Conseil d’administration crée en son sein un Comité de Sélection composé du Président et de deux administrateurs et, si le Comité le souhaite, d’un tiers choisi en fonction de sa compétence dans le domaine du recrutement de personnel.
En cas de vacance de mandat, le conseil contacte les candidats potentiels, les candidatures spontanées n’étant pas exclues, et propose une sélection raisonnable de candidats au conseil d’administration, lequel choisit le ou les candidat(e)(s)conformément aux règles statutaires, soit l’élection éventuellement à bulletin secret au deux tiers des voix, l’ascendant direct s’abstenant, le cas échéant.
La liste actuelle des administrateurs est en annexe 2.
3.2. Les Comités de gestion
Le Conseil d'Administration forme en son sein ou non, des Comités chargés du suivi de tâches spécifiques.
Les Comités sont composés d’administrateurs et, le cas échéant, de tiers.
Ils font rapport régulièrement au Conseil d’Administration auquel ils formulent des propositions de décision.
Un tableau résumant les objectifs, la composition et le fonctionnement des Comités est en annexe 3.
3.2.1. Conseil Scientifique
Le Conseil Scientifique est composé de professeurs de différentes universités du pays représentant des disciplines complémentaires centrées sur les objectifs du Fonds de Soutien.
Le Conseil se réunit en juin et décembre de chaque année pour examiner des demandes de bourses soumises au FSMMD. Elles font l'objet d'une évaluation objective selon une méthode validée et clairement communiquée.
Le résultat des délibérations est communiqué pour décision par le Président du Conseil Scientifique au Conseil d'Administration du FSMMD aux mois de juin et décembre ou, en cas de besoin, lors d'une réunion extraordinaire.
Le Conseil Scientifique examine les rapports intermédiaires et finaux des boursiers.
Il formule toute recommandation au Conseil d’Administration pour l’amélioration de l’efficacité de l’activité du FSMMD en matière de recherche, notamment en élaborant des critères de mesure de l’impact scientifique et sociétal du FSMMD.
3.2.2. Contrôle interne
Afin d’assurer une parfaite transparence et conformité légale des comptes du FSMMD, les mesures suivantes sont prises:
- Un Administrateur-Directeur Financier est responsable;
- La comptabilité est tenue par les services comptables de la Fondation Marguerite-Marie Delacroix à Tienen sous l’autorité de la Directrice Administrative;
- Les comptes annuels sont soumis à un audit annuel par un Commissaire aux comptes, dont les coordonnées sont en annexe 4;
- Le Directeur Financier et la Directrice Administrative présentent les comptes annuels au Conseil d'Administration durant le premier semestre de chaque année à l’occasion du Conseil d'Administration spécial, en présence éventuelle du Commissaire aux comptes;
- La Directrice Administrative présente à chaque réunion du Conseil d'Administration un état des engagements, dépenses et ressources financières.
3.2.3. Immeubles
Le Comité est chargé de formuler au Conseil d’Administration toutes recommandations relatives à la gestion des immeubles qui sont la propriété du FSMMD (travaux, gestion des loyers, acquisition, vente).
3.2.4. Investissements
La gestion des actifs du Fonds de Soutien a pour objectif de pérenniser l’action de celui-ci sur le long terme tout en dégageant annuellement les ressources permettant d’assurer sa mission.
Le Comité d’investissement est composé de 3 membres administrateurs au minimum, dont les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents.
Il s’assure de la bonne gestion des actifs financiers du Fonds de Soutien. À cette fin, il :
- Définit la stratégie globale de gestion des risques et rendements attendus (cfr annexe).
- Choisit les gestionnaires à qui est confiée la gestion des fonds (maximum 3).
- Définit par gestionnaire les profils de risques et fixe avec eux chaque année les objectifs de gestion globaux et particuliers, tout en veillant à la cohérence de la gestion des actifs avec l’objet social du Fonds de Soutien.
- Rencontre au moins une fois par an les gestionnaires.
- Fait rapport régulièrement des résultats de la gestion au conseil d’administration.
3.2.5. Opérations
Le Comité est chargé, à la demande du Conseil d’examiner les demandes d'aide, de rassembler toutes les informations utiles, de visiter, le cas échéant, les lieux et rencontrer les responsables, et de présenter au Conseil d’Administration ses avis et recommandations.
3.2.6. Relations Extérieures
L’objectif du Comité est de:
- maintenir des contacts actifs avec le pouvoir subsidiant, p.ex. l’AVIQ pour la Région Wallonne ou la COCOF pour la Région de Bruxelles, afin de pouvoir soutenir d’autres œuvres dans leurs démarches de demandes de subsides;
- de promouvoir des coopérations ou alliances avec d’autres fondations actives dans le même domaine que le FSMDD afin de renforcer l’influence du secteur sur les décideurs politiques
- représenter le FSMMD auprès d’organismes tels que la Fondation Roi Baudouin ou le Réseau des Fondations.
3.3. Gestion quotidienne
3.3.1. Le Directeur Financier est responsable du contrôle des recettes et dépenses du FSMMD. Il remplit à ce sujet les tâches plus amplement décrites en annexe 4.
3.3.2. La Directrice Administrative sous contrat avec le FSMMD, qui peut être également administrateur, assure, sous l’autorité du Conseil d’Administration, la gestion quotidienne, plus amplement décrite en annexe 5.
3.4. Le Conseiller Scientifique
Le Conseiller Scientifique, justifiant de hautes références scientifiques, préside le Conseil Scientifique et prodigue au Conseil d'Administration tous conseils de nature scientifique pour l'éclairer dans ses choix. À cette fin, il assiste aux réunions du Conseil d'Administration.
Afin de permettre aux boursiers de faire connaître l'état d'avancement de leurs travaux et de favoriser les échanges scientifiques en général, le Conseiller Scientifique organise, en principe tous les deux ans, un séminaire consacré à des présentations de boursiers du FSMMD.
Un séminaire international dédié en particulier à l’autisme est organisé sous l’égide du Conseiller Scientifique au moins tous les 3 ans.
Le Conseiller Scientifique poursuit tous programmes d’action ou, en général, autre projet scientifique pour le compte du Conseil d'Administration.
